Cosa è?

La gestione documentale, in inglese DMS (Document management system) è un sistema di gestione documenti utile per organizzarli, catalogarli e crearli anche in maniera collaborativa.

Perchè ?

L’obiettivo è abbastanza chiaro, un buon sistema di gestione di documenti permette in poco tempo di ritrovare il documento necessario senza dover perdere tempo tra milioni di email o documenti cartacei, quindi diventa essenziale soprattutto per le Aziende medio grandi.

Ma non è solo questo oggi grazie alla conservazione sostitutiva e la firma digitale possiamo eliminare dai nostri archivi cartacei documenti legali, come atti o contratti. Con notevole risparmio sui costi di stampa e archiviazione.

Le Soluzioni

In questo campo le soluzioni, sono molteplici, e davvero basta cercare su internet per trovare migliaia di soluzione diverse, complicate, semplice, economiche o costose.

Per darvi una mano vi presento le soluzioni più complete e innovative.

Alfresco One

Consente alle aziende di gestire completamente qualsiasi tipo di contenuto, dai semplici documenti d’ufficio a immagini scansionate, fotografie, disegni tecnici e persino file video di grandi dimensioni.

Tra le caratteristiche principali:

  • Gestione documentale
  • Collaborazione sicura
  • Gestione degli archivi
  • Applicazione Mobile per iOS e Android
  • Sincronizzazione cloud
  • Automazione dei processi aziendali

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Con la gestione documentale potete ottenere funzionalità importanti come il controllo delle versioni in modo da avere sotto controllo ogni modifica fatta ad un documento e quindi poter ripristinare eventuali vecchie versioni.

Per la gestione degli archivi hanno una certificazione DOD 5015.02, fornita dal dipartimento della difesa degli Stati Uniti che sicuramente ci dice molto sulla sicurezza dei dati che vengono archviati.

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La collaborazione sicura permette di condividere Siti, cartelle e files tra gli utenti dell’Azienda.

La sincronizzazione Cloud permette l’accesso remoto anche fuori dall’ufficio grazie soprattutto all’Applicazione Mobile fornita gratuitamente.

Alfresco può automatizzare i processi aziendali, consentendo di risparmiare tempo e denaro e di liberare le risorse. Pensate ad esempio ad un documento che deve essere approvato da più persone. Quanti giri di email ci vorrebbero? Non sarebbe meglio far eseguire i vari passaggi ad un processo automatico?.

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E’ possibile provare per 30 giorni una versione enterprise di prova. Vi sono comunque due versione Departmental ed Enteprise, per il costo va richiesto un preventivo.

Il download dell’Applicazione da installare nel vostro server è disponibile per tutte le piattaforme Linux, Windows e Mac.

Logical DOC

Vediamo adesso un altra soluzione, Logical DOC che ha il vantaggio di avere Community Edition completamente gratuita. Magari adatto per chi ha competenze più tecniche visto che non vi è nessun tipo di supporto.

La versione a pagamento e in prova per 30 giorni include ovviamente il supporto tecnico e permette di scegliere tra una soluzione completamente Cloud (senza installare nulla nel proprio server) o una versione on-premise da installare nel vostro server.

Caratteristiche Principali:

  • Gestione Documentale
  • Collaborazione
  • Applicazione Mobile per iOS e Android
  • Cloud
  • Integrazione con Dropbox e Google Docs
  • Automazione dei processi aziendali

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Nella versione enterprise sono disponibili molte più funzioni, come il sistema OCR che permette di analizzare i testi dei documenti scansionati in modo da indicizzarli automaticamente senza dover inserire i dati perchè è in grado di rilevarli da solo.

Con il workflow integrato è molto semplice modellare i processi in modo che le opzioni di instradamento e gestione possano essere personalizzate per soddisfare le esigenze del vostro modo di lavorare. Per ogni documento sarete in grado di tenere traccia dello stato in cui si trova nel flusso di lavoro corrente.

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Commenti Finali

Sono tutte e due soluzione complete, a mio parere la soluzione Alfresco One risulta più professionale e semplice da utilizzare grazie ad una migliore interfaccia grafica. Tuttavia Logical DOC può essere scaricato anche gratuitamente nella versione community.